Asistente Administrativo (30000039)

Sempra Infraestructura es el lugar donde puedes desarrollarte constantemente y construir la carrera que siempre has querido.

Te invitamos a participar en nuestro reto como:Asistente Administrativo 

OBJETIVO PRINCIPAL:

La función principal del Asistente Administrativo es la de proveer apoyo administrativo para la operación de las instalaciones de la Terminal de Refinados Topolobampo, así como realizar tareas de asistencia y acompañamiento a las actividades administrativas de la terminal que son fundamentales para un funcionamiento eficaz de la misma, siguiendo los procedimientos y estándares técnicos, de seguridad y ambientales de acuerdo con el plan de negocios de la Compañía. El Asistente Administrativo reporta al Gerente de Planta.

RESPONSABILIDADES:

Responsabilidades orientadas a SGI   

1.- Conocer y supervisar la difusión y comunicación de la política, misión, visión del SGI, apoyar en la implementación de los cambios y mejoras del SGI en la unidad de negocio.   

2.- Conocer y aplicar los cambios y actualizaciones en la documentación del SGI aplicables a su posición y proceso en la unidad de negocio.   

3.- Participar en las capacitaciones en materia de los procedimientos del SGI que le sean asignadas de acuerdo con su perfil de puesto, con evidencias de asistencia y su evaluación aprobatoria. (incluyendo inducción del SGI y sensibilización del SGI)   

4.- Conocer y contribuir con los indicadores del SGI de acuerdo con sus actividades inherentes a su proceso y actividades de la unidad de negocio.   

5.- Participar de manera proactiva en la mejora continua del SGI, notificando sobre cualquier, no conformidad, oportunidad de mejora detectada en los procesos de la unidad de negocio.   

6.- Participar en los procesos de auditorías internas y externas, vigilancias del SGI de acuerdo con el programa anual corporativo.   

7.- Reportar cualquier incumplimiento o desviación a los procedimientos, instructivos y formatos del SGI a la gerencia del SGI de proyectos.   

8.- Conocer el vocabulario, terminología de la ISO 9001:2015, 14001:2015, 45001:2018 del SGI   

Responsabilidades orientadas a Seguridad y Salud   

1.- Conocer y Supervisar la implementación de  los controles operacionales aplicables de las actividades rutinarias y no rutinarias de construcción y oficinas de La empresa y socios estratégicos de acuerdo a la matriz de peligros y riesgos autorizada de la unidad de negocio, ejemplos de controles operacionales: bitácoras de COVID-19, AST, permisos de trabajo, EPP por puesto de trabajo, bitácora de signos vitales, alcoholemia, lista de asistencia de charlas, bitácoras de revisiones de maquinaria y equipos, DC-3 de operadores y trabajos de alto riesgo, reportes preliminares, reportes de ACR, registros y formatos utilizados en c/u de los procedimientos constructivos y en  los procedimientos de seguridad y salud específicos en ambos deberán estar revisados y validados por el personal especialista de La empresa, etc.   

2.- Comunicar y reportar todo suceso ocurrido para incorporar lecciones aprendidas a los sistemas de gestión y expectativas corporativas.   

3.- Reportar cualquier acto y/o condición insegura observada en el personal y los procesos de la unidad de negocio.   

4.- Cumplir con los principios y reglas de seguridad y salud en la unidad de negocio.   

5.- Participar en capacitaciones normativas de seguridad y salud, incluyendo los instructivos del SGI de acuerdo con la matriz de capacitación autorizada, con evidencias de asistencia y evaluaciones aprobatorias aplicables en la unidad de negocio.   

6.- Conocer y participar en las medidas preventivas y controles del plan de respuesta a emergencias de la unidad de negocio (PRE)   

7.- Garantizar prácticas de trabajo seguras y medidas preventivas adecuadas para personas, instalaciones y procesos en la unidad de negocio.   

8.- Cumplir con los protocolos del COVID-19 y el llenado de la declaración de salud y registro en la bitácora diaria en la unidad de negocio.   

9.- Cumplir con leyes, normativas y requerimientos de seguridad y salud y otros aplicables de acuerdo con la matriz de requisitos regulatorios autorizada en la unidad de negocio   

10.- Ejecutar y supervisar el orden y limpieza en todo momento en su proceso y en toda la unidad de negocio.   

11.- Apoyar al cumplimiento de los indicadores de seguridad y salud del SGI de la unidad de negocio   

12.-Conocer las herramientas e iniciativas dirigidas a mejorar el bienestar de los colaboradores en la unidad de negocio.   

13.-Utilizar el manual de charlas de 5 minutos para realizar las charlas diarias de 5 minutos al personal de la unidad de negocio al inicio del turno o a la apertura de reuniones.   

14. Supervisar el cumplimento de los lineamientos de seguridad y salud de los socios estratégicos asignados en la unidad de negocio.   

15.-Participar de forma voluntaria en las actividades de las brigadas de emergencia y la Comisión de seguridad e higiene de la unidad de negocio.   

Responsabilidades orientadas a Medio Ambiente   

1.- Conocer y Supervisar la implementación de los controles operacionales aplicables de las actividades rutinarias y no rutinarias de construcción y oficinas de acuerdo con la matriz de aspectos ambientales e impactos autorizada de la unidad de negocio, ejemplos de controles operacionales: bitácoras de control de residuos, manifiestos de disposición final, bitácoras de control de almacenes de materiales peligrosos, RPBI, programas de manto. a maquinaria y equipo, registros y evidencias de manto., revisión de kit antiderrames de vehículos y maquinaria, permisos aplicables, registros y formatos utilizados en c/u de los procedimientos constructivos y en los procedimientos de medio ambiente específicos en ambos deberán estar revisados y validados por el personal especialista de La empresa, etc.   

2.- Conocer y cumplir con el reglamento ambiental de la unidad de negocio.   

3.- Conocer y supervisar la correcta segregación de los residuos conforme a la clasificación establecida en la unidad de negocio.   

4.- Mantener el orden y la limpieza en todos los procesos constructivos y de oficinas en la unidad de negocio.   

Participar en capacitaciones de temas de medio ambiente de acuerdo con la matriz de capacitación autorizada, con evidencias de asistencia y evaluaciones aprobatorias aplicables en la unidad de negocio.   

6. Supervisar el cumplimento de los lineamientos de medio ambiente de los socios estratégicos asignados en la unidad de negocio.   

7.- Cumplir con leyes, normativas y requerimientos de medio ambiente y otros aplicables de acuerdo con la matriz de requisitos regulatorios autorizada en la unidad de negocio   

8.- Apoyar al cumplimiento de los indicadores de medio ambiente del SGI de la unidad de negocio   

9.- Contribuir y apoyar con la información para la entrega de los reportes semanales del SGI a la Gerencia del SGI de proyectos de la unidad de negocio y el corporativo del SGI.   

Responsabilidades orientadas a Calidad   

1.- Conocer y Supervisar de forma permanente los  temas de control y aseguramiento de  calidad: verificando que los procedimientos constructivos utilizados estén en su última versión en campo y dar conformidad a la realización del proceso, realización de reportes diarios de supervisión, verificación de certificados y etiquetas de calibración vigentes de equipos utilizados, registros y formatos utilizados en c/u de los procedimientos constructivos  y en  los procedimientos de control de calidad específicos en ambos deberán estar revisados y validados por el personal especialista de La empresa, etc.   

2.- Participar en capacitaciones de temas de control y aseguramiento de calidad de acuerdo con la matriz de capacitación autorizada, con evidencias de asistencia y evaluaciones aprobatorias aplicables en la unidad de negocio.   

3.- Supervisar que los equipos y materiales recibidos en la unidad de negocio cumplan con las especificaciones técnicas solicitadas por La empresa y los socios estratégicos.   

4.- Reportar cualquier incumplimiento o desviación a los procedimientos constructivos, procedimientos de calidad, control de documentos a la gerencia del SGI de proyectos y corporativo del SGI.   

5.- Apoyar con la entrega de la información a la supervisión de calidad cada semana el reporte semanal de avances de No conformidades, oportunidades de mejora y compromisos de revisión por la dirección de la unidad de negocio.   

6. Supervisar el cumplimento de los lineamientos de medio ambiente de los socios estratégicos asignados en la unidad de negocio.   

7.- Apoyar al cumplimiento de los indicadores de control de calidad del SGI de la unidad de negocio .

Demás funciones inherentes al puesto 

1. Asistir en la preparación, recopilación y circulación de formas/documentos requeridos, tal como documentos legales o notificaciones, órdenes de compra/requisiciones, solicitudes de trabajo, demandas y facturas, solicitudes de información;

2. Colectar, documentar y procesar datos pertinentes para elaborar informes, reportes y otros documentos de la Gerencia de Planta y Dirección de Terminales. Analizar información estadística para identificar tendencias, cuantificar resultados y elaborar gráficas y reportes específicos;

3. Trabajar con información detallada, compleja y de carácter sensible ejercitando debida capacidad de juicio y de calidad en las relaciones interpersonales como parte integral de su desempeño. Dada la cercanía profesional de esta posición con la gerencia de alto nivel se espera anticipe e identifique problemas y, donde sea apropiado, implemente soluciones;

4. Diseñar hojas de cálculo y bases de datos de complejidad media, así como elaborar y realizar presentaciones para público de diferente nivel;

5. Elaborar plantillas y otras formas específicas de la organización siguiendo los estándares.

6. establecidos por la organización y redactar documentos, tales como correspondencia y otro tipo de comunicaciones a terceros, oficios de carácter legal, términos de referencia para contratación de servicios técnicos, convenios, contratos, reportes, manuales y procedimientos con mínima dirección;

7. Coordinar eventos sociales y de negocios internos y externos; organizar y en su caso coordinar juntas específicas, presentaciones, conferencias y otros eventos de grupo;

8. Determinar la necesidad y solicitar formas y otros materiales de entidades públicas y/o privadas para propósitos de documentación o tramitación;

9. Mantener actualizados los manuales y procedimientos de la Gerencia relacionados con el Sistema de Gestión Integral de la terminal;

10. Ordenar materiales de oficina, clasificar y organizar documentos, recibir y distribuir correspondencia interna y externa; atender juntas y tomar y distribuir minutas, según se le solicite;

11. Elaborar y procesar requisiciones de materiales y/o servicios y facturas haciendo el seguimiento correspondiente;

12. Recibir y filtrar llamadas telefónicas y visitas, llevar registro cronológico de las mismas y reportarlas oportunamente al supervisor; dirigir preguntas a las fuentes de información correspondientes o responderlas en el contexto de políticas y procedimientos establecidos;

13. Planear, organizar y coordinar juntas específicas, ocasionales, de operaciones, presentaciones, conferencias y otros eventos de grupo; anticipar necesidades, reunir los componentes necesarios, combinar varios elementos y asegurar la preparación adelantada de la actividad;

14. Programar citas y mantener actualizado el calendario del supervisor; hacer arreglos de viajes.

15. Apoyar en la ejecución de acciones para la correcta implantación y el cumplimiento de los requisitos internos derivados del Sistema de Gestión Integral (SGI), apoyar para definir, difundir y mantener la política y los principios del SGI y asegurar el correcto procesamiento y uso de la información referente al SGI;

16. Participar activamente en el desarrollo y cumplimiento de las políticas y procedimientos de Salud, Seguridad y Medio Ambiente, enfocados a cero accidentes de seguridad y ambiental, así como a cero incumplimientos en materia de regulaciones aplicables en salud, seguridad y medio ambiente;

17. Participar activamente en el mantenimiento del Sistema de Gestión Integral (SGI), colaborar en las actividades de auditorías internas o externas respondiendo cuestionarios y facilitando la entrega de registros e información;

18. Cuando le sea requerido o durante situaciones de emergencia o extraordinarias que lo ameriten, deberá estar disponible para eventuales actividades fuera del horario de trabajo, según los términos y condiciones contractuales que aplique.

Habilidades Técnicas:

• Conocer ampliamente las prácticas y procedimientos estándar de oficina y equipos, procesos y técnicas administrativas, incluyendo el uso de programas de informática, como programas especializados y aplicaciones automatizadas;

• Habilidad para mantener registros de moderada complejidad y para asegurar su confidencialidad;

Competencias Soft:

Habilidad y actitud para las relaciones interpersonales

Franqueza

Orientado al desempeño

Manejo de gente

Capacidad de pensamiento crítico

Orientación a la seguridad y el medio ambiente

Alto nivel de conciencia en seguridad e higiene; alto nivel de compromiso y responsabilidad;

Capacidad para mantener la confidencialidad de la información sensible;

Habilidad para mantener relaciones laborales efectivas;

Motivación para alcanzar y exceder los parámetros de desempeño de la posición;

Espíritu emprendedor y con habilidad para trabajar bajo mínima dirección;

Experiencia:

Experiencia en el uso y aplicación de programas computacionales que van más allá del procesamiento básico de textos. El trabajo podría incluir el desarrollo de hojas de cálculo moderadamente complejas y la presentación de materiales gráficos;

Comprometido con la calidad, con el control de los riesgos de salud y de seguridad en el trabajo y con la gestión de aspectos y prevención de impactos ambientales.

Otros conocimientos y/o Certificaciones:

Conocimientos de Microsoft EXCEL a nivel medio (Consolidar información, generación de reportes, uso de tablas dinámicas);

Dominio de aplicaciones estándar de Microsoft Office y MS Project.

Capaz de comunicarse en Inglés y Español en forma fluida.

Preferidas: Conocimientos generales sobre la aplicación de los estándares ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.

Escolaridad y/o formación requerida:

Licenciatura en administración, relaciones internacionales o equivalente, y tres (3) años o más de experiencia administrativa.

Nuestro equipo de Gestión de Talento y Cultura te estará contactando para dar seguimiento a tu aplicación y te compartirá siguientes pasos.

¡Éxito! 

En Sempra Infraestructura abrazamos la diversidad y estamos comprometidos a ofrecer a todos nuestros candidatos y colaboradores las mismas oportunidades de éxito, sin tener en cuenta la raza, color, nacionalidad, ciudadanía, religión, discapacidad física o mental, condición médica, información genética, estado civil, sexo, orientación sexual, género, identidad de género, expresión de género, edad, situación social y económica, filiación política o cualquier otra característica protegida por la ley. De igual forma, no existirá discriminación de ningún tipo para los colaboradores que hayan tenido COVID-19 o hayan convivido con algún familiar que lo tenga o haya tenido.